La nascita della posta elettronica (la prima email è stata inviata nel 1971) e la sua successiva evoluzione ha portato alla nascita di diverse tipologie di firma che vengono usate in modi e situazioni differenti.
La firma elettronica, la firma elettronica avanzata, la firma elettronica qualificata e la firma elettronica digitale sono tutte tipologie di firma diverse studiate e utilizzate per scopi diversi.
In questo articolo ci concentreremo su quella più diffusa e utilizzata: la firma elettronica.
La firma elettronica delle email è uno strumento tanto potente quanto sottovalutato.
Se analizziamo in modo analitico i diversi stili di firma probabilmente ci accorgeremmo che nella maggior parte dei casi vengono riportate solamente alcune informazioni basilari quali nome, cognome, azienda e numero di telefono fisso.
A questo si aggiunge la “creatività” degli utenti nella creazione della firma…collegamenti ai profili social, inserimenti di loghi, font e caratteri diversi etc.
La firma a chiusura di una email dice molto di noi e della nostra azienda, potremmo dire che è il nostro biglietto da visita verso il mondo digitale, soprattutto in quei casi in cui il rapporto con il nostro interlocutore (indipendentemente dal fatto che sia un cliente, un fornitore o un collega) non è ancora consolidato.
Disporre quindi di una email coordinata per tutti i dipendenti con tutte le informazioni necessarie scritte in modo chiaro e leggibile è un modo per comunicare la propria identità aziendale.
Una firma email dallo stile chiaro e pulito può essere inoltre un efficace strumento di marketing a costo zero per promuovere corsi e/o eventi, promozioni e più in generale tutte quelle attività legate alla nostra azienda.
Partendo da questi presupposti appare immediatamente chiaro ed evidente come queste poche righe in fondo al corpo di una mail sono in realtà importanti tanto quanto il messaggio che vanno a chiudere.
Identificato un design bilanciato, non troppo minimale dove potrebbero perdersi alcune informazioni, ne troppo personalizzato dove al contrario le informazioni potrebbero essere difficili da individuare, si deve pensare a cosa includere nella firma.
Generalmente le informazioni fondamentali da riportare e che non devono mai mancare sono:
- Nome, Cognome e ruolo della persona che scrive il messaggio
- Recapiti aziendali (telefono, indirizzo email, sito web, indirizzo)
- Logo Aziendale
- Profili Social (se presenti)
Come anticipato una buona idea è quella di includere nella firma un messaggio promozionale o pubblicitario (ad esempio i dati di un evento, o un’offerta speciale), questo perché le email sono lo strumento di lavoro maggiormente utilizzato e possono aiutarci a migliorare la nostra visibilità senza impattare sui costi.
Dedicare una risorsa che metta mano ad ogni singola firma per uniformarla allo standard aziendale è però una scelta time consuming e non di valore.
Esistono degli editor cloud come Exclaimer che permettono ai responsabili IT aziendali, di creare una firma dallo stile unico, chiaro, leggibile e soprattutto replicabile per tutti gli utenti.
Implementando uno strumento come Exclaimer nella tua organizzazione, sarà possibile editare le firme, applicarle a gruppi di persone , dipartimenti, impostando addirittura una serie di regole temporali o di altro genere per concatenare più firme tra di loro consentirai ai tecnici IT di concentrarsi esclusivamente su attività ad alto valore.
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